Digitalisierung bis zum Ende gedacht - die Entwicklung digitaler Geschäftsprozesslösungen - Im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH

FOG72JDie ELO Digital Office GmbH entwickelt Softwareprodukte und -lösungen für ein ganzheitliches Informationsmanagement im Unternehmen. Basierend auf den drei Produktlinien ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise bietet ELO Digital Office Lösungen für Organisationen jeder Größe und Branche an. Das Unternehmen zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM).In Deutschland arbeiten rund 310 Mitarbeiter. Im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH, sprechen wir heute einmal generell über das Thema Digitalisierung und wie sie unsere Arbeitswelt von heute auf morgen verändert wird.

DFC: Herr Mosbach, dass sich unsere Arbeitswelt verändern wird ist nichts Neues. Wo sehen Sie im Moment für die Unternehmen die größte Herausforderung mit diesem Veränderungsprozess adäquat umzugehen?

Karl Heinz Mosbach: Die größte Herausforderung ist der Veränderungsprozess als solcher. Der Mensch ist oft ein Gewohnheitstier und hält allzu gern an Vertrautem fest. Und das, obwohl es meist doch offensichtlich ist, wo es überall krankt und welche Abläufe nicht mehr zeitgemäß sind. Sich von Bestehendem zu lösen, Herausforderungen neu zu denken und neue Lösungsansätze zu entwickeln, das ist die elementare Basis zur Zukunftssicherung eines erfolgreichen Unternehmens.

DFC: Kern der Optimierung ist die Entwicklung digitaler Geschäftsprozesslösungen. Welchen Ansatz empfehlen Sie gerade mittelständische Unternehmen, um langfristig erfolgreich zu sein?

Karl Heinz Mosbach: In erster Linie ist es wichtig, sich offen mit den Möglichkeiten zu befassen, die Lösungen zur Digitalisierung heutzutage bieten. So kann man sich fachlich beraten lassen oder sich beispielsweise auf einer unserer zahlreichen ELO Veranstaltungen informieren. Dort zeigen andere Unternehmen, wie sie Digitalisierungsmaßnahmen mit der ELO Software bereits erfolgreich umgesetzt haben. Wichtig ist, dass die Impulse hierzu nicht nur von den Mitarbeitern, sondern auch von der Geschäftsführung ausgehen. Hat man sich einmal von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt, kommen die Verbesserungsideen von allein. Neben der Vision braucht es dann nur noch klare Ziele und einen konsequenten Plan, wie man diese Ziele erreichen will.  

DFC: Da wir auch eine Kreisgeschäftsstelle des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft sind, sprechen wir mit vielen gerade auch mittelständischen Unternehmen. Hier taucht immer wieder die Frage nach Integration und Schnittstellen auf. Oft Betreiben die Unternehmen mehrere Systeme parallel zueinander. Wie können die Unternehmen hier sinnvoll und mit kalkulierbaren Kosten in ein neues und einheitliches System wechseln?

Karl Heinz Mosbach: Diese Problematik ist heute durch die technische Entwicklung und einheitliche Standards wesentlich einfacher geworden. Wenn wir heute Geschäftsprozesse digitalisieren, ist es unerlässlich, dass alle vorhandenen Systeme und Informationsquellen Hand in Hand arbeiten. Neben der digitalen Abbildung eines Arbeitsablaufes ist es geradezu eine besondere Fähigkeit von ECM-Systemen wie ELO, vorhandene Applikationen wie Microsoft Office, ERP- und CRM-Systeme usw. zu verzahnen und so einen durchgängigen digitalen Prozess zu ermöglichen. Neben diesen Standard-Schnittstellen verfügt ELO auch über eine intelligente Middleware, die ein Höchstmaß an Flexibilität bietet. Eine Migration auf neue Systeme ist hierdurch in aller Regel nicht notwendig.

DFC: Für die Digitalisierung der Arbeitsabläufe müssen unterschiedliche Bereiche wie zum Beispiel Rechnungsmanagement, E-Mail-Management, Vertragsmanagement​​​​​​​ bis hin zum Personalwesen integriert werden. Gibt es von ihrer Seite eine Empfehlung mit welchen Prozess man am besten beginnt? Was ändert sich für die Menschen im Unternehmen?

Karl Heinz Mosbach: Dies kann man nicht pauschal beantworten, da je nach Unternehmen der Schuh an unterschiedlichen Stellen drücken kann. Generell kann man aber sagen, dass bei nahezu allen Unternehmen die Digitalisierung des Rechnungsmanagements eine herausragende Rolle einnimmt. Dies sicherlich aus zwei Gründen: Zum einen, weil es um‘s Geld geht und allein schon ein Skonto-Verlust, bedingt durch eine zu lange Bearbeitungszeit, schmerzt. Zum anderen, weil sich sofort eine spürbare Entlastung z. B. durch eine automatisierte Beleglesung bemerkbar macht. Generell kann gesagt werden, dass die Mitarbeiter durch die Digitalisierung in der Regel von monotoner Arbeit entlastet werden. Es bleibt mehr Zeit für wichtige Dinge, die aufgrund der hohen Arbeitslast zuvor nicht vorhanden war. Oder anders ausgedrückt: Mit einer digitalen Lösung wie ELO Invoice hat der Mitarbeiter ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem er seine Äcker nicht mehr so mühevoll von Hand bestellen muss.

DFC: Die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse ist sicher eine stabile Infrastruktur. Wie lautet Ihre Empfehlung um hier eine zuverlässige Architektur aufzubauen?

Karl Heinz Mosbach: Neben den vielen Möglichkeiten, die sich hier bieten gibt es natürlich eine Reihe von Dingen, die man beachten sollte. Egal ob eigenes Rechenzentrum, Hosting bei einem Provider oder Nutzung von Cloud-Services – bei allen Varianten spielt die Verfügbarkeit und die Ausfallsicherheit eine wichtige Rolle. Je mehr Prozesse komplett digital laufen, umso abhängiger ist man von der Technik. Des Weiteren ist die Nutzung von weltweiten Standards ein wichtiger Aspekt. Zum einen, um die Flexibilität zu erhalten, zum anderen um die laufenden Betreuungsaufwände im Rahmen zu halten. Last but not least sind die Themen Datenschutz und Datensicherheit sehr wichtig. Generell kann man konstatieren, dass sich heute alle Lösungsansätze, wenn sie state-of-the-art sind, auf einem sehr hohen Qualitätslevel bewegen.  

DFC: Kommen wir vielleicht jetzt zum Thema intelligente Datenanalyse. Viele neue Geschäftsmodelle basieren gerade darauf, dass das Unternehmen mit dem bereits vorhandenen Daten Produkte optimiert oder sogar neue Geschäftsmodelle entwickelt. Wie unterstützt hier ELO?

Karl Heinz Mosbach: Früher war das Auswerten vorhandener Daten mühsam und aufwändig. Hier hat die Technologie einen großen Sprung gemacht. So ist es heute möglich, große Datenmengen in Echtzeit auf Knopfdruck nach eigenen Bedürfnissen auszuwerten und sich die Ergebnisse ausgeben zu lassen. Mit ELO Analytics stellen wir dem Anwender ein Tool bereit, das diese Fähigkeiten über alle unsere Geschäftslösungen hinweg besitzt. Das Ergebnis ist mehr Klarheit und Transparenz für die täglich zu treffenden Geschäftsentscheidungen.

DFC: Am 14.02.2019 ist die ELO wieder auf dem Digital FUTUREcongress in der Messe Frankfurt vertreten. Auf was dürfen sich die Besucher an Ihrem stand besonders freuen?

Karl Heinz Mosbach: Auf einiges. Sei es Neues aus dem Bereich mobiler Anwendungen, weitergehende Entwicklungen aus dem Bereich der Business Solutions oder unsere brandneue Version ELO 12, die wir in diesem Jahr den Anwendern vorstellen.

DFC: Das klingt nach tollen Neuigkeiten. Ganz herzlichen Dank für dieses Gespräch und Ihnen nun viel Erfolg und gute Kontakte in Frankfurt.

Das Gespräch führte ich ein Mattis, Geschäftsführer und Veranstalter des Digital FUTUREcongress in der Messe Frankfurt und Essen.

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Sie finden die ELO Digital Office GmbH am 14.02.2019 am Stand D10/D11 in Frankfurt.

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